どうやったらもっと効率的に仕事できる？
うまくパソコンを使えてない気がする・・・
こんなお悩みを解決します。
・パソコンを使った仕事効率化テクニック
・無料サービスを使った仕事効率化テクニック
・仕事の進め方に迷いがなくなるタスク管理術
私自身、今回紹介する仕事効率化テクニックを使うことで、業務スピードを爆速化でき、PDCAをより早く回せるようになり、業績を上げることができた実感があります。基本的なことも多いですが、基本だからこそ身に付けた際のパワーがあります。
基本は完璧にマスターしている自信がある方は、そっと画面を閉じてください（笑）
まだ少し不安が残るという方は、本記事の内容を実践することで確実に今よりも生産性を上げることができますので、ぜひ最後まで目を通してください。
それでは、本題にいきましょう。
目次 非表示
今回紹介する仕事効率化術はこちらです。
・タスク管理
・ユーザー辞書登録
・Chrome拡張機能
・ショートカットキー
・タイピング
・行動目標設定
・日報
私自身の使い方も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
仕事効率化は必ず最初にやりきろう
仕事効率化は、入社当初にやっておかないとなかなか手をつけられなくなります。
日常の業務に追われて、仕事を効率化するための時間をとれなくなってしまうからです。入社して何年も経ってからわざわざ改まって時間をとることがないように、入社初期の段階で効率的業務スタイルを確立して体に覚えさせておきましょう。
業務を効率化することで、質を上げるための時間を確保できたり、時間的余裕・精神的余裕ができたり、残業しなくてよくなったり、恩恵の大きさは計り知れません。
分かっているつもりが一番危険なので、最後までしっかり目を通してくださいね。
仕事効率化術：タスク管理
一つ目の仕事効率化術は、タスク管理です。仕事では、自分自身がやらなければいけないタスクを明確にして、抜け漏れがないように完了していくことが求められます。
新人時代の僕はタスク管理が苦手で、やるべきタスクが漏れていたり、今日やるべきタスクを探すのに時間がかかったりしていました。ありとあらゆる手法を試して、現時点での最適解をお伝えします。
それは、Todoistを利用することです。
Todoistは無料で利用できるタスク管理ツールです。めちゃくちゃ優秀です。
今日やるべきことが即座に分かり、タスクを追加することも感覚的操作で簡単にできます。そして、なにより最高なのは定期タスクを簡単に管理できることです。
毎日やらないといけないタスクや毎月最終金曜だけ発生するタスク、毎週月曜だけやらないといけないタスクなどなど、定期的にやらないといけないタスクは結構ありますよね。これをバッチリ管理してくれます。しかも、タスク追加が簡単です。
下記のイメージで、「毎日」「毎週月曜」「毎月最終月曜」などの言葉ひとつで定期タスクを設定できちゃうのです。
使い始めたらもう手放せません。
Todoistに限らず、新しいタスクを追加するときに絶対にやらない方がいいタスクの入れ方を解説しておきます。
それは「完了基準が不明確なタスクを追加すること」です。
・業務効率化の方法について考える
・SEO対策について調べる
・仕事でミスしてしまった原因を調査する etc
「考える」「調べる」などの完了基準が曖昧なタスクの追加は絶対にやめた方がいいです。どこまでやれば完了なのかという基準の曖昧さゆえに終わりがありません。
優先度は低いけど、重要度は高いようなタスクにありがちです。「いつかやらなきゃ・・・」というイメージで、ずっとタスク管理表に残り続けます。それだけでジャブのように効いてくるストレスになります。
対策としては、スケジュール表に入れることをオススメします。完了の曖昧さを時間で明確にするのです。「1時間は〜〜について調べる」という具合に、スケジュールを確保してしまうのです。もし満足いくまで調べきれなかったら、また追加で1時間分のスケジュールを確保すればいいです。
完了基準が曖昧なタスクはタスク管理ツールには入れず、かける時間を明確にしてスケジュールで管理するようにしてみてください。
仕事効率化術：ユーザー辞書登録
二つ目の仕事効率化術は、ユーザー辞書登録です。
ユーザー辞書登録を使うことで、難しい漢字や長い文章の入力を簡単にすることができます。たとえば、「なにとぞよろしくお願いいたします。」＝「んなに」と登録すると、「んなに」と打つだけで「なにとぞよろしくお願いいたします。」と変換できるようになります。
「なにとぞよろしくお願いいたします。」は誰しもがビジネスメールでよく利用する単語だと思いますが、毎回一文字ずつ打つのは面倒ですよね。
よく利用する文章は、自分なりの単語でユーザー辞書登録しておきましょう。
個人的にオススメの登録方法は、最初に「ん」をつけることです。「ん」から始まる言葉は無いので、変換時に他の単語と被ることがありません。参考にしてみてください。
仕事効率化術：Chrome拡張機能
3つ目仕事効率化術は、GoogleChrome拡張機能です。
GoogleChromeには拡張機能と呼ばれる機能があり、自分自身で好きな機能を追加してカスタマイズすることができます。機能を追加することで、より効率的に業務を進めることができます。
ここでは、誰もが入れた方が良いオススメ拡張機能を3つ紹介します。
１．GoFullPage
Webページを上から下まで全てキャプチャできる拡張機能です。PC画面全体をキャプチャすることはショートカットで可能ですが、Webページ全体をキャプチャすることは拡張機能を使わないとできません。
2．uBlock Origin
広告ブロッカーです。ネット広告を非表示にしてくれます。そして、広告が非表示になることでページ表示速度が上がります。
３．Clear Cache
キャッシュをクリアする拡張機能です。キャッシュとは、ブラウザが一度表示したWebページのデータを保存し、次に同じページを表示する際にはより素早く表示するための仕組みのことです。しかし、データが増えすぎるとブラウザが重くなる場合があるので、快適なブラウジングを保つには定期的にキャッシュを削除するのがベターです。
仕事効率化術：ショートカットキー利用
仕事効率化術4つ目は、言わずもがなショートカットキーです。
絶対に覚えましょう。上記の画像はA4印刷できるようになってます。まだ使いこなせていないと感じるのであれば、印刷してデスク付近に貼り付けて、いつでも見ながら使えるようにすることをオススメします。
仕事効率化術：タイピング爆速化
仕事効率化術5つ目は、タイピング速度UPです。
これも聞き飽きた話になるかもしれませんが、長期的に見てどの効率化術よりも業務時間短縮につながるのでマスターしましょう。
オススメの練習方法は、寿司打です。
最低でも、5,000円コースで8,000円GETできるようになりましょう。早ければ早いほど効率化が進むので、どんどん磨いていってください。
仕事効率化術：行動目標設定
仕事効率化術6つ目は、行動目標設定です。
仕事の中で一番無駄な時間は、やるべきことが分からなくて迷っている時間・行動できていない時間です。その時間を最小限にするために必要なのが行動目標設定です。
「今日やるべきことは明確か？」
これに即答できない場合は、行動目標が曖昧だと言えます。
仕事では、結果目標を与えられることが多いと思います。例えば、「今月は10人に保険を売る」みたいなイメージです。結果目標を与えられたら、必ず行動目標を設定するようにしましょう。
「10人に保険を売るためには、何人に商談する必要があるのか？」
「1人と商談するためには、何人にテレアポする必要があるのか？」
という具合で、逆算して月間の行動量と1日の行動量を決めるのです。行動が明確になれば迷うこともありません。「あとはただやるだけ」の状態になれます。
迷いなく行動に集中できている状態が、最高のパフォーマンスをもたらしてくれます。
仕事効率化術：日報
仕事効率化術ラストは、日報です。日報では、今日学んだ点や改善点を振り返りましょう。
私自身、社会人になってから毎日欠かさずに日報を書いています。最初は業務の報告義務としておこなっていましたが、一つの研究結果を知ってから考え方が変わりました。
実は、ハーバード・ビジネス・スクールでおこなわれた研究によると、その日学んだことを15分振り返るだけで何もしない人より20％以上も知識定着を促すことが分かっています。
この事実を知ってからは、自分自身の生産性UPのために書いています。
1日1つだけでも改善点を見つけて実行し続ければ、年間で200個以上の業務改善につながります。仕事効率化につながることは一目瞭然でしょう。
たくさん書く必要はありません。学んだことも、改善点も、まずはひとつずつで十分です。継続することを重視して始めてみてください。
効率的に仕事を進めるにあたって大事なことは、あれもこれもと欲張らないことです。考えるべきことが増えすぎると、脳がパンクを起こして全てが中途半端になってしまいます。そして、逆に非効率になってしまいます。優先順位をつけて、焦らずひとつずつクリアしていくことを心がけましょう。
今回紹介した仕事効率化テクニック7選も同じです。あまり欲張らず、ひとつずつ使いこなせるようになっていってください。